Cách sử dụng một khảo sát chất lượng trước khi lập kế hoạch sự kiện

Hiểu được mong muốn của người tham dự trước khi sự kiện diễn ra, sẽ cho phép bạn điều chỉnh chương trình của bạn để đáp ứng nhu cầu của họ và đảm bảo sự kiện của bạn đạt được thành công!

Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu làm thế nào để sử dụng một cuộc khảo sát lập kế hoạch sự kiện để chuẩn bị cho sự kiện của bạn.

Khảo sát lập kế hoạch sự kiện & khảo sát trước sự kiện

Một cuộc khảo sát lập kế hoạch sự kiện được tiến hành sớm trong quá trình lập kế hoạch để khám phá các lựa chọn sự kiện. Khảo sát thăm dò này có sự khác biệt so với cuộc khảo sát trước sự kiện.

Một cuộc khảo sát trước sự kiện được gửi đến những người đã đăng ký cho sự kiện của bạn. Nó khảo sát người đăng ký về các chi tiết tốt hơn của sự kiện. Những câu hỏi này thường liên quan đến cách bạn có thể phục vụ người tham dự trong quá trình tổ chức sự kiện như sở thích thức ăn, chỗ ở, đăng ký phòng họp, vv .. Các câu hỏi thường định lượng với các tùy chọn là các câu trả lời đóng.

Mặt khác, một cuộc khảo sát lập kế hoạch sự kiện là một cuộc khảo sát định tính cho phép bạn khám phá những người tham dự tiềm năng mà bạn hy vọng để có thể tham gia sự kiện này. Nó cho phép bạn khám phá nhu cầu và quan tâm của họ để đảm bảo chúng đạt được các mục tiêu của bạn. Các cuộc khảo sát được tiến hành trước khi đăng ký.

Cả hai loại khảo sát đều thu thập những thông tin cần thiết để tạo một sự kiện thành công. Bạn có thể sử dụng loại 1, loại 2 hoặc cả hai, tùy thuộc vào loại sự kiện bạn đang có kế hoạch và bạn đang ở đâu trong quá trình lập kế hoạch.

Nếu bạn tổ chức một sự kiện tương tự trong quá khứ và tiến hành một cuộc khảo sát sau sự kiện, bạn có thể đã có một số thông tin phản hồi tốt và không cần phải tiến hành một cuộc khảo sát lập kế hoạch sự kiện. Nhưng nếu bạn muốn khẳng định ý tưởng và kế hoạch của bạn cho một sự kiện sắp diễn ra, khảo sát một mẫu nhỏ của những người trả lời trong quá khứ là một ý tưởng tốt.

Làm thế nào để sử dụng một khảo sát lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Bởi vì các cuộc khảo sát lập kế hoạch sự kiện thường là định tính, bạn cần làm cho nó ngắn gọn. Bạn không cần phải hỏi về từng chi tiết của sự kiện này, chỉ những người bạn không chắc chắn (thường chỉ 5 câu hỏi là đủ).

Bắt đầu với những câu hỏi rộng và hỏi về một số ý tưởng mà bạn muốn trình bày. Luôn luôn cung cấp nhiều không gian cho những câu hỏi mở để những người tham dự tiềm năng có thể cho bạn biết chính xác những gì họ muốn trong sự kiện này.

Bạn có thể thêm một số câu hỏi định lượng nếu bạn cần nhưng nếu bạn thực hiện nó, luôn bao gồm một hộp văn bản để thu thập các tùy chọn trả lời mà bạn không thể mô tả hoặc tính trước đến nó.

Bạn cần một khảo sát sự kiện mẫu?

SỬ DỤNG MẪU KHẢO SÁT LẬP KẾ HOẠCH SỰ KIỆN CỦA CHÚNG TÔI

Hoặc

SỬ DỤNG MẪU KHẢO SÁT SAU SỰ KIỆN CỦA CHÚNG TÔI

Khi nào sử dụng khảo sát lập kế hoạch sự kiện

Dưới đây là 10 yếu tố  có thể xem xét khi khám phá những ý tưởng cho sự kiện tiếp theo của bạn. Bạn không nhất thiết phải khảo sát mọi người, chỉ những người mà bạn không chắc chắn.

Sử dụng một khảo sát lập kế hoạch sự kiện để:

1. Xác định sự cần thiết của sự kiện

Trước khi dành thời gian và năng lượng của bạn để lên kế hoạch cho sự kiện, hãy chắc chắn rằng bạn có một sự cam kết của đối tượng đích.

Nếu người phản hồi chỉ ra là họ quan tâm đến một sự kiện như vậy, bạn có thể kích hoạt các câu hỏi khác để giúp bạn chuẩn bị cho sự kiện này, chẳng hạn như địa điểm hoặc ngày cho sự kiện này.

Bây giờ bạn đã xác định được đầy đủ các yếu tố để bạn có thể nuôi dưỡng sự kiện như các hướng tiếp cận sự kiện mà bạn đã dự định.

2. Định nghĩa mục đích của sự kiện

Để sự kiện của bạn có ý nghĩa, bạn cần phải có một mục tiêu được xác định rõ ràng. Hãy đưa ra cho người tham dự tiềm năng của bạn biết mục đích của sự kiện của bạn và hỏi họ những gì họ muốn để có thể tham dự nó.

Mục tiêu của bạn có thể là truyền cảm hứng, giáo dục, nâng cao nhận thức, hoặc huy động vốn. Bất kể loại của sự kiện bạn đang có kế hoạch, bạn cần phải xác định rõ những gì bạn mong muốn đạt được tại sự kiện của bạn. Đây là điều tối quan trọng trong việc xác định liệu sự kiện của bạn có thành công hay không.

Hai câu hỏi dưới đây được sử dụng để xác định tại sao người đăng ký trước đây đã tham dự sự kiện cuối cùng và những gì họ mong đợi để đạt được từ sự kiện tiếp theo. Nó cung cấp cái nhìn sâu sắc rõ ràng vào những gì đã làm trong quá khứ, trong khi tìm kiếm đầu vào bổ sung.

3. Chọn chủ đề của bạn

Hỏi những người tham dự tiềm năng đề xuất các chủ đề liên quan đến các vấn đề mà họ muốn tìm hiểu thêm. Sử dụng một loại câu hỏi văn bản mở.

Nếu bạn có danh sách dự kiến của các chủ đề, trình bày chúng với một loại câu hỏi nhiều lựa chọn như vậy bạn có thể xác định tất cả các chủ đề quan tâm. Bạn cũng có thể sử dụng một loại câu hỏi thứ hạng, do đó bạn có thể xem những chủ đề mà họ quan tâm nhất.

Hãy nhớ sử dụng “tùy chọn khác" khi sử dụng một loại câu hỏi định lượng để bạn có thể thu thập những ý tưởng bạn đã không xem xét.

Đây là một ví dụ:

4. Thiết lập chương trình của bạn

Có lẽ sự kiện của bạn là nhiều hơn một bản chất chính trị như một cuộc họp hội đồng thành phố chẳng hạn. Thay vì các chủ đề, bạn muốn các vấn đề sẽ định nghĩa sựu kiện của bạn.

Một cuộc khảo sát lập kế hoạch sự kiện có thể giúp bạn dự đoán câu hỏi và cho phép bạn chuẩn bị câu trả lời của bạn trước. Bạn thậm chí có thể yêu cầu người trả lời như thế nào mà họ muốn nhìn thấy vấn đề giải quyết như trong ví dụ dưới đây:

5. Sắp xếp những người phát biểu sự kiện

Các sự kiện ngành công nghiệp lớn thường có các chuyên gia làm chủ lĩnh vực hoặc khách phát biểu. Bạn chắc chắn đã có một danh sách dự kiến của các diễn giả, nhưng hỏi những người  tham dự tiềm năng mà họ muốn thấy. Bạn có thể ngạc nhiên khi thấy một số cái tên bạn đã không xem xét.

6. Chọn hình thức tổ chức sự kiện của bạn

Bạn có thể xem xét đến các hình thức tổ chức sự kiện khác nhau cho các sự kiện của bạn như hội thảo, thảo luận nhóm nhỏ, và các phiên làm việc khác. Hãy hỏi người khảo sát họ thích loại hình thức tổ chức sự kiện nào.

Ví dụ, bạn có thể muốn kết hợp các hình thức tổ chức trong các bài giảng, hội thảo và các cuộc thảo luận như trong ví dụ dưới đây:

7. Tuyên bố rõ nơi tổ chức sự kiện

Một cuộc khảo sát sự kiện có thể giúp bạn thu hẹp các lựa chọn về hậu cần như khi nào và nơi nào tổ chức sự kiện của bạn.

Ví dụ, bạn biết những ngày tốt nhất cho sự kiện của bạn? Những khách hàng của bạn thích tham gia ngay trong tuần hoặc cuối tuần? Bạn có tự hỏi nếu sự kiện của bạn cần kéo dài 2 hoặc 3 ngày? Nếu những người tham dự của bạn sẽ được đi du lịch bạn có biết nơi họ thích đi du lịch hoặc họ sẽ đi trong bao lâu?

Có một số câu hỏi tuyệt vời để đặt ra với những người tham dự tiềm năng của bạn. Dưới đây là một ví dụ:

8. Xác định cấp độ kinh nghiệm

Nếu sự kiện của bạn là một hội thảo đào tạo, yêu cầu người dùng về mức độ kinh nghiệm để bạn có thể thay đổi chủ đề khóa học, tài liệu, thực hành các cuộc hội thảo, vv

Dẫu biết rằng đa số người dùng của bạn là người mới, trung cấp, hoặc người dùng cao cấp chắc chắn sẽ có tác động vào tài liệu khóa học của bạn. Có tài liệu phù hợp với đối tượng cho người dùng của bạn sẽ là tối quan trọng trong sự thành công của sự kiện.

9. Xác định các nguồn đóng góp của sự kiện

Bạn có thể tìm kiếm những người đóng góp cho sự kiện của bạn. Điều này đặc biệt đúng nếu tổ chức của bạn là một tổ chức phi lợi nhuận.

Khảo sát người tham dự tiềm năng để xem nếu họ quan tâm đến tham gia hoặc tình nguyện. Nếu bạn cần người dẫn chương trình, chủ tọa hay tham luận viên tại sự kiện của bạn, đây là một thời gian tuyệt vời để hỏi.

Nếu một người phản hồi chỉ ra họ muốn đóng góp, sau đó kích hoạt một câu hỏi tiếp theo để họ cung cấp thông tin liên lạc của họ.

10. Thu thập thêm các gợi ý

Cuối cùng, sử dụng một câu hỏi văn bản mở để thu thập bất kỳ gợi ý khác cho sự kiện này. Một số người có thể bỏ qua câu hỏi này, nhưng bạn có thể có được một vài thông tin vàng mà bạn không nghĩ đến.

Chắc chắn một số các câu hỏi ở trên có thể được hỏi trong một cuộc khảo sát trước sự kiện, và đó là tốt. Nhưng xác định các chi tiết sự kiện trước đó hơn là sau này sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều đau đầu và căng thẳng!

Kế hoạch tổ chức sự kiện

Bạn vẫn có rất nhiều điều để làm, để tổ chức sự kiện của bạn nhưng biết những gì đối tượng của bạn muốn và hy vọng sẽ đặt bạn vào con đường thành công!